中小型企業如何建設適合自己的檔案室？

2019-05-30   來源：成人抖音在线观看辦公家具

  隨著中小企業對企業各類檔案如：文書檔案（包括行政管理檔案、生產管理檔案）、科技檔案（包括產品檔案、基建檔案、科研檔案）、會計檔案、人事檔案、客戶檔案等的重視越來越多的企業都都要建立專門存放這些檔案的，中小企業該如何建設最合適自己的檔案室。

　　一、建設籌備工作分析

　　企業是個已有三年發展過程的小型企業，因為要參加企業檔案評估工作，企業領導決定建立一個獨立的檔案室，一則可以完成企業上等級評估的需要，二則也能滿足企業未來發展必須的建檔工作。

　　（一）要成立檔案建設與管理工作領導小組，確定主管領導人，確定檔案管理具體工作管理人員。

　　（二）選擇檔案室地址和規劃辦公空間。

　　考慮到企業的實際情況，企業檔案室無法達到《檔案館建築設計規範》（試行）的要求，但下麵幾個方麵必須注意：（1）檔案室必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其他物品；（2）檔案室必須堅固，至少應是正規的建築物，不能是臨時建築；（3）檔案室應遠離火源、水源和汙染源並符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此，全木質結構房屋不宜作檔案庫房使用，一般的地下室也不能作檔案庫房使用。庫房門窗應有較好的封閉性，而且最好是人流量較少的地方為佳。

　　考慮到辦公空間的具體麵積不會大，可以分成兩個區域：一個為檔案放置區域，安排遠離門窗的地方，其中放置幾排檔案櫃；一個為辦公區域，放置一套桌椅，為管理員辦公處所。

　　（三）購置檔案室設備與辦公物品。

　　程序：列出購置清單------提交領導審批------發出詢價函-----購物驗收------入庫登記。

　　設備與裝具：

　　鐵皮櫃。因為是企業內綜合檔案室空，不必購買密集櫃，根據現有檔案數量，及未來三年的檔案發展數量，適當購買幾排鐵皮櫃。

　　卷皮、卷盒、照片檔案芯頁、檔案盒、檔案袋、複印紙張等。

　　調機、臭氧消毒機、計算機、去濕機、複印機、吸塵器、溫濕度自動記錄儀、裝訂機。

　　消耗品：即用於保管工作的易耗低值物品。如防黴防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及管理性的辦公用品等。

　　檔案室的物質條件（裝備）是檔案室建設與管理工作賴以進行的物質基礎。但購置配備這些物質裝備又受到財力的製約。因此檔案室應根據自身工作的需要和現實的經濟實力，本著實事求是的態度和合理、有效、實用、節儉的原則進行配置。

　　二、給企業檔案進行分類，並提交領導審核，以後就必須按照這個分類實施，不做隨便更動。

　　因為該企業屬於工業用品生產企業，檔案可以分為如下幾類：文書檔案（包括行政管理檔案、生產管理檔案）、科技檔案（包括產品檔案、基建檔案、科研檔案）、會計檔案、人事檔案、客戶檔案等。

　　三、健全檔案室管理製度

　　（一）檔案室基本工作內容及其相應的技術方法大體有以下幾方麵：

　　1．進出庫製度

　　庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限製並做出專門的規定。這種專門規定的內容也就是進出庫製度的主要內容。一般情況下，庫房隻允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入庫房，如工作需要（如維修庫房及其設備等）必須進入時也應有檔案工作人員陪同並始終相伴。檔案工作人員進出庫房也應有相應的限製性規定，如非工作時間內一般不允許進入庫房，在庫房內不允許從事與庫房管理工作無關的活動，更不允許在庫房內吸煙、喝水、吃東西。庫房中無人時必須關燈、關窗、庫房門上鎖。

　　2．庫房溫濕度控製

　　具體措施有三種，可以同時或交叉使用：（1）使用增溫、增濕或降溫、降濕等機械設備進行調控，使原有溫濕度有所改變。這種方法的運用也需配以適當的封閉性措施方能奏效，如關緊門窗並在門窗縫隙處加密封條。（2）利用庫房內外溫濕度的差別，采用打開門窗或排風、換氣扇等方法進行自然通風，用庫房外的自然溫濕度來改變調節庫房內的溫濕度，從而使庫房內的溫濕度與庫房外的自然溫濕度漸趨一致和均衡。采用這訓方法的局限性很大，一般隻能在庫房外溫濕度比庫房內溫濕度更接近於適宜溫濕度指標時方能進行，而且必須隨時把握調整通風的時機、時間、長短、強度等。（3）采用一些更為簡便的人工方法來對庫房溫濕度進行調整。如在庫房地麵撒水，放置水盆、濕草墊，掛置濕紗布、麻繩等以適當增濕；在庫房中或裝具內放置木炭、生石灰、氯化鈣、矽膠等物品，以適當降濕。這種方法的效果隻能是局部的，並且很有限。

　　3．“八防”措施

　　檔案保管工作中常說的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防黴、防蟲、防光、防塵、防盜。這“八防”基本上囊括了對檔案實體可能造成的自然和人為的因素，是庫房管理工作的重要內容。做好“八防”工作需要采取一係列防護性措施，並在工作中注意一切與此有關的問題。

　　防火——要求在裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方麵消除隱患，必須按消防規定在庫房中配備性能良好、數量足夠的滅火器材，在條件允許的情況下，安裝防火（煙霧）報警器和自動滅火裝置。

　　防水——要求庫房所處地勢不能過低，庫房內及附近不能有水源，庫房選址應遠離易發洪水的地點，位於較有利的防洪地段。

　　防潮——與庫房溫濕度尤其是濕度控製密切相關，在庫房濕度過大時應及時進行調整。

　　防黴與防蟲——兩者關係密切且與防潮有密切關係，要求對檔案文件進行定期檢查並放置防黴、防蟲藥品。

　　防光——要求庫房盡可能全封閉（即無窗），若有窗戶也應盡可能小一些，並安裝磨砂玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃並配置窗簾，盡量遮避戶外日光中的紫外線照射。照明燈具應使用白熾燈並加乳白色燈罩，燈泡最好是磨砂燈泡。不允許使用日光燈（熒光燈）作為庫房照明燈具。

　　防塵——要求裝具的封閉性好並須尋庫房及裝具等定期進行清掃擦拭，保持清潔。

　　防盜——要求庫房門窗堅固，進出庫房隨時鎖門，並盡可能安裝防盜報警裝置。

　　4．庫房與裝具的有序化

　　庫房內裝具的編號方式一般按保管機構或庫房房間為單元進行，每一單元內的所有裝具按某一排列走向和順序依次編列號（排號）、櫃架號、格層號（箱號），其號碼一般也采用阿拉伯數字。

　　裝具在庫房中的排放方式應考慮方便管理和充分利用庫房空間等因素。一般不宜緊貼牆壁，尤其是不能緊貼有窗戶的牆壁。裝具每一列的走向應與窗戶所在牆壁垂直，以避免戶外光線的直接照射。各列之間的距離不宜過寬或過窄，一般以工作人員能進行正常工作為宜。

　　5．檔案在裝具中的存放方式

　　檔案在裝具中的存放方式有豎放和平放兩種。豎放時案卷的脊背朝外，工作人員可以直接看到卷脊上的檔號，調卷還卷比較方便，因此檔案室采用豎放方式的居多。平放比豎放更有利於保護檔案，其空間利用率也稍大些，但其缺陷是存取不太方便，並需在每一摞夾一紙條或卡片標明其起止卷號，因而這種方式多用於保管珍貴檔案，以及卷皮質軟、幅麵過大、不宜豎放的檔案。平放應適當控製疊摞的高度，一般以不超過40厘米為宜。

　　6．檔案存放秩序的維護與管理

　　在安排一個全宗內案卷排列次序時，必須嚴格按照全宗內既定的分類體係和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯係。當確定了全宗和案卷的排放次序以後，就可以組織上架（櫃、箱）存放。存放的次序應根據裝具的編號次序進行。檔案在庫房及裝具中的存放秩序實際上就是檔案實體的管理秩序，即檔案實體管理秩序的具體體現形式。因此，維護檔案實體秩序的保管工作也就主要體現為對檔案存放秩序的日常維護和管理行為。

　　7。定期檢查、清點

　　這是庫房管理的一項製度化措施。定期檢查的內容重點在檔案的理化性狀，以發現是否有黴變、蟲蛀等現象和跡象發生，庫房中是否有潛在的隱患等危險因素存在，以及檔案的調出和歸還是否履行了嚴格的手續，實體秩序是否受到破壞、出現了混亂，是否有長期使用未歸還的案卷，等等。定期清點的目的則在於及時發現實體秩序的錯亂現象及檔案丟失或去向不明等問題，並隨手予以糾正，使檔案實體嚴整有序。尤其在搬遷或突擊性的大規模利用之後，清點工作尤為重要。一般說來，定期檢查的周期應短一些，可以月、季、節假日為周期。定期清點的周期應比定期檢查的周期長一些，一般以年或幾年為周期，但在檔案發生大規模變動的情況下應及時清點。

　　8．建立和完善一係列的檔案室管理性文件

　　比如：檔案室管理人員工作職責、檔案室管理製度、檔案室借閱製度、檔案事保管製度、檔案歸檔製度、檔案鑒定與銷毀製度、檔案移交清單、檔案銷毀清單等等。

　　四、嚴格按照規章製度進行檔案室的日常管理工作。

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